Brošura ZRS: Kdo pa vam vodi poslovne knjige?

 

Za pravilne in resnične podatke v bilanci je v skladu s predpisi odgovoren direktor podjetja. Zato je pomembno, da veste, komu ste prepustili vodenje poslovnih knjig in izdelavo računovodskih izkazov.

Dejstvo, da lahko v Sloveniji kdorkoli opravlja dejavnost na področju računovodenja in davčnega svetovanja, je zelo zaskrbljujoče. Na trgu nastopajo izvajalci računovodskih storitev brez ustrezne strokovne izobrazbe ali ustreznih funkcionalnih izobraževanj, z zelo omejenim znanjem in/ali popolnoma brez izkušenj, ki bi naročniku zagotavljali kvaliteto in varnost pri poslovanju.

 

Izogibati se je treba izvajalcev, ki vnaprej obljubljajo najnižje davke, pa tudi takih, ki zaradi lastne varnosti obračunajo previsoke davke – »za vsak slučaj …«.

 

H kvalitetnim računovodskim storitvam lahko veliko pripomore tudi naročnik sam s svojim skrbnim in zakonitim poslovanjem ter s spoštovanjem pogodbeno dogovorjenih obveznosti.

Tudi če s svojim izvajalcem računovodskih storitev že dolgo in dobro sodelujete, predlagamo, da preberete to brošuro do konca.

 

Direktorji in podjetniki, se zavedate svoje odgovornosti?

Direktorji in podjetniki se pogosto ne zavedajo, da so odgovorni za vsebinsko in formalno pravilnost računovodskih izkazov in davčnih obračunov.

 

Računovodski izkazi:
– so javno objavljeni,
– so temeljna podlaga za izdelavo davčnega obračuna in
– služijo kot osnova za izdelavo bonitetne ocene podjetja.

 

Izvajalec računovodskih storitev je dolžan opravljati storitve v skladu s predpisi, odgovornost za pravilne računovodske izkaze in davčne obračune pa je na strani naročnika. Zato je pomembno, da naročnik ve, s kom sodeluje.

 

V Zbornici računovodskih servisov smo pripravili seznam vprašanj, ki so vam lahko v pomoč pri preverjanju kakovosti vašega izvajalca računovodskih storitev.

 

1. Ali imate s svojim izvajalcem računovodskih storitev sklenjeno pogodbo?

Pogodba je temeljni akt, ki ureja razmerje med pogodbenimi strankami, v našem primeru med naročnikom/podjetjem in izvajalcem računovodskih storitev.

 

Tako za naročnika kot tudi za izvajalca je izjemnega pomena, da skleneta ustrezno pogodbo o opravljanju računovodskih storitev, s katero se dogovorita glede obveznosti in dolžnosti obeh pogodbenih strank. Pogodba je sicer lahko ustna, vendar pa pogodba v pisni obliki obema strankama zagotavlja bistveno višjo stopnjo varnosti.

 

2. Ali aktivno sodelujete z vašim izvajalcem računovodskih storitev?

V praksi se pogosto dogaja, da računovodja prejme le listine, ki kažejo na izvršena dejanja, ki morda z računovodskega ali davčnega vidika niso najbolj optimalna.

 

Izvajalec računovodskih storitev, ki dobro pozna poslovanje svojega naročnika in je vnaprej obveščen o njegovih nameravanih aktivnostih, lahko naročniku pomaga pri sprejemanju njegovih poslovnih odločitev.

 

Zato je pomembno, da naročnik aktivno sodeluje s svojim izvajalcem in ga o vseh svojih pomembnih odločitvah pravočasno obvešča. Tudi izvajalec si mora vzeti dovolj časa za pogovor z naročnikom.

 

3. Ste kdaj preverili, kako vaš izvajalec arhivira podatke?

Izvajalec računovodskih storitev pri svojem delovanju običajno razpolaga z naročnikovo listinsko dokumentacijo, njegov glavni »produkt« pa so poslovne knjige in različni obračuni.

 

Če izvajalec ne zagotavlja ustreznih varnostnih kopij podatkov, se lahko ob morebitni okvari njegovega računalniškega sistema vsi vaši podatki izgubijo. Tako lahko čez noč ostanete brez pomembnih informacij, ki jih potrebujete pri svojem poslovanju.

 

4. Ali veste, kje in kako se hrani arhivska dokumentacija podjetja?

V skladu z zakonodajo je potrebno temeljne poslovne knjige, letne računovodske izkaze in obračune plač hraniti trajno, knjigovodske listine pa najmanj 10 let, nekatere celo 20 let.

 

Za hrambo arhivske dokumentacije je odgovoren direktor podjetja. Zato predlagamo, da se izvajalec računovodskih storitev in naročnik v pogodbi natančno dogovorita, kje in kako se bo hranila arhivska dokumentacija.

 

5. Ali vaš izvajalec računovodskih storitev »vse zna« in vse obljubi?

Dober izvajalec računovodskih storitev ni usposobljen le za knjiženje in izdelavo bilanc ter davčnih obračunov. Svojemu naročniku je lahko tudi svetovalec, za kar mora razpolagati z ustreznim strokovnim znanjem. Le tako lahko oceni, do katere mere lahko sam svetuje in pomaga svojemu naročniku, od kje naprej pa potrebuje sodelovanje ostalih strokovnjakov.

 

Ne glede na to ne pričakujte, da bo vaš izvajalec poleg naloge računovodje opravljal še naloge davčnega svetovalca, odvetnika, kadrovika in še kakšnega drugega strokovnjaka.

 

6. Ali ima vaš izvajalec zavarovano poklicno odgovornost?

S sklenitvijo zavarovanja poklicne odgovornosti izvajalec računovodskih storitev izkazuje veliko stopnjo odgovornosti pri opravljanju svojih storitev.

 

Z zavarovanjem so praviloma krite škode zaradi morebitnih napak ali opustitve dejanj izvajalca računovodskih storitev in njegovih zaposlenih. Pri tem velja opozoriti, da tako zavarovanje ne more kriti napačnih odločitev naročnika ali njegove želje po prikrivanju določenih informacij.

 

Če se vam porajajo dvomi glede vašega izvajalca računovodskih storitev, priporočamo, da:

–       se prepričate o strokovni usposobljenosti in delovnih izkušnjah njegovih zaposlenih,

–       povprašate o načinu hrambe tekoče in arhivske dokumentacije in

–       se pozanimate, ali ima sklenjeno zavarovanje poklicne odgovornosti.

 

V kolikor izgubljate zaupanje v vašega izvajalca, razmislite o zamenjavi.

 

V vsakem primeru pa vam odsvetujemo, da bi bil edini razlog menjave v ceni storitve, ki jo za svoje delo zaračunava vaš izvajalec računovodskih storitev, zlasti če je njegova storitev po vaši oceni dobra in v skladu z vašimi pričakovanji.

 

Izvajalci računovodskih storitev z neobičajno nizkimi cenami imajo praviloma preveč strank glede na kapacitete, s katerimi razpolagajo in s tem slabšo kvaliteto storitve. Njihovi zaposleni se običajno ne izobražujejo, ker za to nimajo niti časa niti ustreznih finančnih virov.

 

Preverite tudi, če je vaš izvajalec računovodskih storitev pridobil potrdilo, da storitve opravlja v skladu z določili Standarda izvajalcev računovodskih storitev, ki ga je izdala Zbornica računovodskih servisov. Standard določa osnovne pogoje za kakovost izvedbe storitev, zagotavljanje ustreznega kadra, delovnega okolja in ustreznega odnosa do naročnikov.
© Gospodarska zbornica Slovenije – Zbornica računovodskih servisov (GZS – ZRS) 2016
Vse pravice pridržane. To publikacijo je izdala GZS – ZRS, ki je izključna imetnica vseh pravic, kot so določene v Zakonu o industrijski lastnini in Zakonu o avtorski in sorodnih pravicah. Brez predhodnega pisnega dovoljenja GZS – ZRS so prepovedani reproduciranje, distribuiranje, dajanje v najem, dajanje na voljo javnosti (internet) in druge oblike javne priobčitve, predelava ali vsaka druga uporaba tega avtorskega dela ali njegovih delov v kakršnemkoli obsegu ali postopku, vključno s fotokopiranjem, tiskanjem ali shranitvijo v elektronski obliki. Odstranitev tega podatka je kazniva.
Gospodarska zbornica Slovenije – Zbornica računovodskih servisov, logotip Gospodarska zbornici Slovenije, Zbornica računovodskih servisov, logotip Zbornica računovodskih servisov so registrirane znamke Gospodarske zbornice Slovenije, vpisane v register znamk, ki ga vodi Urad Republike Slovenije za intelektualno lastnino.

Brošura Kdo pa vam vodi poslovne knjige je na voljo v pdf formatu.